Byggprojekt planering, del 1

 

En röd tråd är att veta var saker står. Är försäljning på rätt spår med din prognoser? Är din overhead utgifterna inom budgeten? Var är du?

Så, låt oss börja med vad du vet om detta år. Detta gäller alla typer av byggrelaterade företag, det spelar ingen roll om du är en huvudentreprenör eller en specialitet entreprenör, bygga nya bostäder eller renovering, bostadsfastigheter eller kommersiella. Anpassa efter behov, dessa frågor gäller för alla byggrelaterade företag.

Steg 1 – samla in Data

planeringsprocessen börjar med att besvara dessa frågor. De hjälper dig se ärligt på detta år.

Försäljning och lönsamhet försäljning prestanda • hur många leads gjorde du få i?

• Hur många leder förvandlas till riktiga möten?
• Hur många jobb har du säljer?
• Vad var din försäljning leads-förhållande?
• Lista över alla dina leadkällor.
• Lista över leads och försäljning i varje kategori.
• Om möjligt beräkna kostnaden för varje lead i varje kategori.
• Om möjligt beräkna vad varje ny kund kosta dig för att få resultat • hur mycket affärer kommer att säljas, byggt och samlas in av 31 December?
• Vad blir din nettovinst? Bruttovinst?
• Vad blir den totala ägarens ersättning?
• Har du betalar själv en regelbunden lön för att äga och driva ditt företag?
• Vad var det genomsnittliga försäljningspriset?
• Vilken markup (eller bruttomarginal) använde du?
• Har du använder bara en markering eller olika markeringar på olika jobb? Om du använt olika markeringar, vad var syftet?
• Hur nära din uppskattningar kom till din faktiska projektkostnader?
• Om dina beräkningar inte nära faktiska projektkostnaderna, vad kan du göra för att förbättra dem?

 

Overhead

Overhead kostnader:

• hur mycket spenderades på overhead förra året? Hur jämför det med den budget som var inställd?
• Vilken oväntade kostnader uppkom?
• Hur stor är kategorin ”övrigt” eller ”övrigt” på din P & L? Gå tillbaka och titta på var och en, och korrekt kategorisera det om möjligt. Diverse inte berätta någonting, den bör endast omfatta små, enstaka utgifter, att inte överstiger $100.

Kontor / Office personal • du har anställda som kan fungera bättre på en annan plats på kontoret? Och här är en fråga som några ägare vill möta; har du anställda som bara behöver bytas eller inte behövs alls? Kapitel 6 i uppmärkning och vinst, A entreprenörens Guide Revisited har ett diagram som visar förhållandet mellan anställda och produktion. använda den för att avgöra om du har rätt antal anställda för din försäljningsvolym.

• Gör din office kör smidigt? Kan saker hittas som måste hittas? (Om din kontor behöver organisatoriska hjälp, du måste ”organiserade kontraktsparten”.)
• Vilken utrustning behöver repareras eller ersättas? Vad kan du göra arbete för ytterligare ett år? Ja en ny skrivare skulle vara trevligt, men behöver du verkligen det?
• Är trafikflödet på kontoret bra eller behöver du omarbeta eller omskapa ditt kontor nästa år för en effektivare drift?
• Är ert showroom en samling plats för nästan allt som kommer i dörren, eller är det hålls snygg, ren och redo för att hjälpa dina kunder att fatta köpbeslut?
• Är parkeringsplatser framför kontoret reserverade för potentiella klienter endast? Personalen, subs och leverantörer bör parkera ifrån posten främre så att dina kunder har enkel tillgång till din ytterdörr.
• Är skyltning på framsidan av din byggnad varm och vänlig, berättar förbipasserande exakt vad du gör? Har du en skylt över bakdörren så att din verksamhet är lätt att hitta från baksidan?
• Vilken typ av tillstånd är utsidan av din byggnad? Har du fönster och dörrar som behöver reparera, måla som är peeling, takläggning som inte kommer att hålla vattnet ute? Har du högar av skräp eller byggnads material, gamla släp eller fordon som sitter runt dungen upp gården?

Övriga kostnader titta igenom dina P & L och granskning av övriga kostnader i din overhead. Är de rimliga? Har ni nyligen undersökt andra alternativ för försäkring, telefon och hyra? Det skadar aldrig för att ta några minuter att ställa frågor, kanske prata med några nya leverantörer.

 

Produktion

Anställda: vissa företag har dragit tillbaka på anställda under de sista 3 – 4 år. De flesta är nu ner till den kala minimien nödvändigt att få jobbet gjort, vilket gör denna nästa avsnitt ännu viktigare.

• Vilka är dina anställda?
• Vad är deras färdigheter?
• Vad är deras post av på tid prestanda både visar för arbete och få jobb gjort?
• Lista bra grejer de gjorde och eventuella problem som du hade med varje anställd.
• Om du haft problem, gjorde du komma med en lösning och genomföra den? Fungerade det?
• Har du ett program på plats för cross eller anställda?
• Är någon av dina anställda villiga att vara cross-utbildade?
• Är någon av dina anställda som är villiga att korsa utbilda andra?
• Har du deadwood på personalen och vad är dina planer för att lösa denna fråga?
• Vem kan du träna för att täcka för eller ersätta dig? Du bör ha någon på plats som kan köra ditt företag om du behöver en semester eller om du inte kan arbeta en tid. Börja planera som kunde hantera detta, och hur de kan tränas.
• Har du en anställd manual? (Om inte, ta en titt på vår.)
• Hur var din säkerhetsrekord detta år?
• Om det fanns säkerhetsproblem, vad har gjorts för att lösa dessa problem?
• Har du regelbundna säkerhet möten?
• Är du uppdaterad på OSHA och statliga lagar som gäller för att leda paint, PCB, Radon, asbest och andra relaterade farliga material?

Underleverantörer • vad subs gör du har en pågående relation med?

• Vilken subs finns på listan ”ring först”, och vad subs är med på listan ”Använd inte igen”?
• Hur pålitlig är din subs? Vad är deras post i tid prestanda både visar för arbete och få jobb gjort?
• Vad är styrkor och svagheter av varje sub?
• Har du ett undertecknat avtal med varje sub, en underleverantör manual? (Om inte, kolla in vår.) Du måste skydda dig själv och ditt företag från killar som bara försöker samla en lönecheck på din bekostnad.

Leverantörer • hur leverantörer gör du använder regelbundet?

• Hur är deras kundtjänst? Är materialet i tid och som beställt, eller finns det regelbundna problem med vad levereras?
• Vilka leverantörer är med på listan ”endast om helvetet fryser”?

Jobb • hur varje jobb slut i år? Är du på god fot med fastighetsägaren eller var det en lättnad för er att avsluta jobbet båda?

• Om saker gick fel, där de gå fel? Vad har du gjort för att vara säker på att det här inte händer igen? Är det skriftligen?
• Vad händer om något har du gjort för att göra saker rätt med ägaren? Kan du nu be dem om en remiss?
• Lika viktigt, har du gjort en grundlig resumé av varje problem jobb med involverade att förhindra dessa problem från att hända igen?

Verktyg & utrustning • har någon sammanställa en fullständig lista över alla verktyg och utrustning som ägs av företaget, komplett med serienummer, göra, modell och instruktion böcker. Deras tillstånd, någon förväntat reparationer och kostnaden för dessa reparationer bör noteras. Du bör också inventera alla fästelement, sågblad, och andra delar eller delar som används med dina verktyg eller utrustning.

• Vem som verktyg tilldelats?
• Vad som behöver repareras?
• Vad behöver bytas?
• Har du spenderar mer i år för att hyra utrustning än du skulle ha använt köper samma utrustning?
• Har du utrustning i lagring som ska säljas? Om den har tillräckligt med damm att du kan stava ditt namn på, kanske är det dags att sälja att critter.

Fordon • är alla dina fordons licenser uppdaterade? Har du alla VIN #s och registreringsskylt numbers skrivit ner och lättillgänglig? Ska du sälja en eller flera av dina fordon som sitter och inte används? Är alla dina trailers som är lagliga, inklusive lampor, licensiera och vikt inlägg? Vad ser däcken på din släp ut?

• Fick du betala mer i år för att flytta utrustning till olika arbetsplatser än du skulle ha använt om du hade en trailer för att utrustning?
• Vilken fordon behöver repareras?
• Vad behöver bytas?
• Har du en skriftlig underhållsplan för varje fordon?
• Har du varje fordon som tilldelas en person för att vara säker att underhåll görs på det fordonet på regelbunden basis?

Inventering rätt och slätt, bör du inte ha något lager. Om du har rester från ett jobb, ta dem tillbaka till leverantören och betala återanskaffningsavgift. Det är mycket billigare än att behålla en lagringsanläggning. En utsättning avgift, förresten, bör alltid ingå i din uppskattning om du inte är absolut säker på det material som behövs.

Stor bild

• vilket slags arbete fick du göra i år?
• Är att arbetet i linje med vad du ville göra?
• Vilka är de viktiga styrkorna av ditt företag?
• Har du ett unikt försäljningsargument som skiljer dig från dina konkurrenter?
• Vilka är de svagheter eller utmaningar ditt företag?
• Viktigast av allt, vilken typ av jobb gjorde du som väckts i den mest vinst? Kalla detta din bästa procent av intäkterna. Kontrollera dina böcker och hitta ut, kan du bli förvånad.

Under de närmaste veckorna, när du kom ihåg att problem som du fast på ett jobb som skulle ha kunnat förhindras, eller den anställde som gick överbord för att göra rätt, den leverantör som levereras i tid, varje gång, anteckna det och inkludera det här. Oddsen är att om du sitter ner och försöker komma ihåg allt på en gång, du glömmer det mesta.

Steg 2 – framtiden

Nu ska vi börja göra prognoser. Detta händer när du har tittat på tidigare. Det är svårt att ange en overhead budget för det kommande året såvida du har planerat din försäljningsvolym först, så ställer vi snabbt en försäljningsvolym projektion.

Projektet din nästa år årliga volymen jag har varit igenom åtta cykler i den här branschen över de senaste femtio plus år. Tänk på en cykel som en berg och dalbana rida – det finns toppar, med ett bra företagsklimat och fler affärer än någon kan hantera, att bottenrekord, med en ekonomi i toaletten av alla möjliga orsaker, politiskt och i övrigt. Det går sedan tillbaka till hög. Vår ekonomi tycks upprepa sig varje fem till sju år. Det finns historia i den här branschen och om en betalar uppmärksamhet, man kan lära sig och dra nytta av det.

Vi har jobbat vår väg tillbaka upp från botten 2008 och 2009. För planering kan det säkert att anta att nästa år kommer att vara samma som i år. En konservativ strategi skulle vara att anta nästa år något mindre än i år. Sedan, om det är bättre och du kan slå dina mål och prognoser, det är fantastiskt. Du måste gå med tarmen, och göra din egen projektion för nästa år baserat på vad du vet om ditt område, din verksamhet och vad du vill eftersträva.

Som vi har sagt i tidigare nyhetsbrev, har många företag vi jobbar med så mycket verksamhet som de kan hantera. Det beror på att de har en solid marknadsföringsplan för stöds av en bra budget för reklam och marknadsföring. De jobbar hårt på och har byggt en bra remiss nätverk. De gör det en punkt att stanna framför inköpsprovisionen allmänheten. Det är möjligt att göra saker hända men som gammalt ordspråket säger, ”om det ska bli, det är upp till mig”.

Om du är osäker på hur man bedömer hur många affärer du gör nästa år, använda ägarens ersättning metod. Om du har varit i branschen mindre än 5 år, avgöra exakt hur mycket pengar du, som ägare, behovet (eller vill) att göra nästa år och dividerar det talet 8 procent (. 08). (Om du har varit i verksamhet fem år eller mer och ditt företag är relativt stabil, Använd 9 eller 9,5 eller 10 procent i stället.)  (. 09,.095 eller.10) Resultatet är affärsvolymen du måste sälja, bygga och samla för företaget att stödja din lön. Det är en metod för att ställa in dina försäljningsmål för nästa år – så länge resultatet är realistiska.

Exempel: Du har varit i branschen sex år och antar att du kan rita en lön på 9,5 procent. Du behöver en personlig lön före skatt på 800.000kr. Dela upp 80.000 av.095 och din totala volym måste vara 8 420,105kr eller 8500 000kr. (Se detta writeup för mer information om din lön och skatt.)

Anta att du har valt en beräknad volym av 8 550 000kr fiskarsaktier. Och du vet att dina omkostnader för detta år var 33.15 procent av den totala försäljningen. Eftersom ekonomin tryter och kan fortsätta så, behöver ditt fokus vara på att få (eller hålla) din företag skuld gratis, så du ska tvinga dig själv att upprätthålla 33.15 procent overhead och inte spendera ett öre mer.

Så din overhead budget för nästa år kommer att vara totalt 2 830,433 (8 550 000kr fiskarsaktier x.3315). Från det, betalar du själv 680 400kr (8 procent av 8 550 000kr fiskarsaktier) och du ställer undan 420,750kr (5 procent) för marknadsföring. Subtrahera dessa två kritiska kostnader utanför din overhead budget (ägare lön och marknadsföring), och du har 1 720,283kr att betala de återstående overhead för företaget.

Hur att spendera det? Titta på vad du använt detta år och året innan, och använda det för att avgöra där den 1 720,283kr kommer spenderas nästa år. Tills du hittar ut som nästa år kommer att vara absolut bästa försäljningen år någonsin, planera att göra det till en ”No nya leksaker” år. Kanske nästa år.

Planera din Overhead kostnader

Nedan är en lista över saker som bör lösas angående omkostnader under denna planering session. Använda de statistik du sammanställt från detta år, bör det vara en relativt enkel uppgift.

När du arbetar genom din overhead, alltid har en attityd som säger, ”där kan vi spara”, ”där inte kan vi skära”. Inställningen av ”där kan vi spara” innebär att grundligt analysera ämnet till hands. Vad är det, var och hur är det används? Kan vi använda den annorlunda eller tillsammans med andra saker? Vad kan vi göra för att minska kostnaden för att äga eller använda objektet? Kan vi förlänga dess livslängd, kan vi minska det underhåll som krävs för lyckad operation? Spara kostnader kräver långsiktighet och resulterar i ett genomtänkt beslut.

”Där kan vi klippa”? är en känslomässig reaktion. Det innebär att eliminera något helt så du kan spara pengar idag, men det tar inte ett långsiktigt synsätt. Detta händer normalt efter att ett ämne lite, det är en reaktion som bara vill eliminera en utgift. Två är så olika som dagsljus och mörker, och om du är försiktig, kommer du att fokusera på Spara i stället för att skära.

En av mina favorit killar, Brian Tracy, sade, ”beslutsamhet är ett kännetecken av högpresterande kvinnor och män. Nästan alla beslut är bättre än inget beslut alls ”. Det är dags att fatta vissa beslut.

Personal

• vad är din budget för löner för kontorspersonal för nästa år?
• Är lektioner eller seminarier tillgängliga för att hjälpa dem göra ett bättre jobb?
• Har du en plan för att ta viktiga personer minst en konvention i år?
• Har du en plan på plats för att köpa (och läsa) minst en ny bok per månad?
• Finns det någon du kan ta i, en coach, konsult, en tränare som kan tillhandahålla utbildning för dig eller din personal? Har du problem eller frågor som garanterar att? (Hur du väljer en coach eller konsult? Kolla denna sida för en disposition av vad ska titta efter.)
• Har du planerat din årsskiftet recension för varje medlem i personalen, vilket bör inkludera läsning och logga din anställde handbok? Om du inte har en anställd manual, här är ett bra ställe att börja – anställd manuell denna granskning bör omfatta en analys av deras resultat i år som diskuteras i vår förra artikel. Fråga dig själv denna fråga för varje anställd: behöver jag denna person i det här jobbet? De gör jobbet de har anställts för och jag betalar dem att göra? Bör jag kombinera två eller flera jobb, eller ska jag anlita en annan att dela deras arbetsbörda?

Utbildning för nästa år

Vilka pedagogiska program behöver du för dig själv och din personal? Efter din recension av innevarande år, bör du veta om du eller din personal behöver utanför instruktion om hur man gör saker mer effektivt och mer lönsamt.

Som nämnts ovan under ”personal”, planera att lägga till minst en ny bok till företaget biblioteket varje månad. Placera någon som ansvarar för biblioteket, checka in och ut böcker så de inte vandra bort permanent.

Planerar att delta i minst en konvention i nästa år. Du bör försöka ta dina nyckelpersoner med dig. Detta är inte en kul och spel resa, detta är en pedagogisk resa. Du och din personal bör utnyttja varje klass finns. Spela efter konventet.

Pappersarbete

• vad är din budget för pappersarbete för nästa år?
• Gör din kontrakt behöver uppdatera? (De flesta gör) • har du förtryckta ändra arbetstiderna beställningsformulär, eller använder du andra former?
• Du har förtryckta rätt till hävning former?
• Är företaget anställd handboken uppdaterad, en kopia på filen för varje anställd? Har alla skrivit manualen? Detta bör göras i slutet av januari senast.
• Är din underleverantör manual uppdaterad? Använder du ett avtal med ett separat formulär för varje jobb? Är alla dina subs som krävs för att underteckna avtalet innan de tillåts på någon arbetsplats? Om du inte har ett avtal om underleverantör, börja här.
• Har du en standard checklista för din office manager för att kontrollera att din subs licens, bond och försäkringar är alltid upp till datum?
• Har ditt företag ge eller hjälp med att erhålla finansiering för dina kunder? Har du en checklista för att täcka varje steg som behöver vidtas för att få den finansiering som behövs för ditt arbete? Kom ihåg, att erhålla finansiering just nu blir lättare och alla indikatorer är att det kommer att fortsätta att vara i nästa år, och kanske lite längre. Långivare är som alltid försiktiga med sina pengar.

Kontor

• vad är din budget för kontorsutrustning för nästa år?
• Vilken ny utrustning behöver vi?
• Om du har ett showroom, del av din planering i år behöver inkludera vad behöver fastställande, reparera, ersätta av bara vanlig efterbehandling. Om du har golv som behöver installation, sätta ett datum ner för att få det gjort. Om skåp behöver omarbeta eller bänkskivor behöver ersättas, lägga den på att göra-listan med ett slutdatum. Kunder är inte imponerad av halv-gjort showrooms.

Verktyg & utrustning

• Vad är din budget för verktyg och utrustning för nästa år?
• Vad blir dina underhållskostnader för nästa år för verktyg och utrustning?

Fordon

• vad är din budget att planera för framtida fordon ersättare?